Mitarbeiter ins Ausland entsenden

Koffer packen, Kollege!

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Mitarbeiter ins Ausland entsenden.

Unternehmen, die international tätig sind, stehen häufig vor der Frage: Mitarbeiter ins Zielland entsenden oder vor Ort anwerben? Vieles spricht dafür, mit erfahrenen Mitarbeitern zu arbeiten. Doch Achtung: Bei einer Entsendung lauert auch der ein oder andere Fallstrick.

Was genau ist eine Entsendung?

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter aufgrund Ihrer Anweisung eine Beschäftigung für Ihr Unternehmen im Ausland antritt. Das gilt auch, wenn Sie für die Tätigkeit im Ausland jemanden in Deutschland neu anstellen.

Eine Entsendung ist immer zeitlich begrenzt. Sie kann zwischen drei Monaten und fünf Jahren andauern. Alles was zeitlich darunter liegt, bezeichnet man als Dienstreise. Was darüber liegt, als eine Versetzung.

Ein häufiger Grund für eine Entsendung ist beispielsweise, dass es im Zielland nicht genügend qualifizierte Mitarbeiter gibt und Unternehmen übergangsweise mithilfe langjähriger Mitarbeiter Know-how vermitteln möchten. Andere wichtige Motive sind, die Unternehmenspolitik möglichst konsistent umzusetzen oder die Kommunikation zwischen den Standorten zu verbessern.

Auch für den jeweiligen Mitarbeiter bietet eine Entsendung Vorteile: Er entwickelt sich beruflich weiter, besitzt mehr Verantwortung, steigert seine Karrierechancen, legt beim Gehalt zu und lernt ein neues Land kennen. Doch die Arbeit in einem fremden Land ist auch mit vielen Herausforderungen verbunden. Und nicht jeder Arbeitnehmer kann mit Kulturschock, Heimweh oder Sprachbarrieren umgehen.

Den richtigen Kandidaten finden

Treffen Sie die Entscheidung darüber, welchen Ihrer Mitarbeiter Sie entsenden, mit viel Sorgfalt. Nicht allein die fachliche Qualifikation sollte ausschlaggebend sein. Denn häufig scheitern Entsendungen daran, dass der Mitarbeiter sich im Zielland einfach nicht eingewöhnen kann.

Achten Sie daher auf Kriterien wie Teamfähigkeit, Belastbarbarkeit oder Frustrationstoleranz. Ein entscheidender Vorteil ist zudem, wenn Ihr Wunschkandidat von seiner Familie unterstützt wird.

Treffen Sie Ihre Entscheidung außerdem mit genügend Vorlaufzeit. Denn eine gute, langfristige Vorbereitung hilft Ihrem Mitarbeiter, vor Ort erfolgreich zu arbeiten. Besonders wichtig hierbei sind ein Sprachkurs und interkulturelles Training. Im besten Fall schicken Sie Ihren Kandidaten auf eine kurze Schnupperreise ins spätere Zielland, bei der er vorab einen Eindruck von Land und Leuten gewinnt.

Beziehen Sie bei allen Vorbereitungen möglichst auch die Familie Ihres Angestellten mit ein, sollte diese mit umziehen. Denn auch ein unzufriedener Partner kann ein Grund dafür sein, dass die Entsendung vorzeitig abgebrochen wird.

Übrigens: Auch der Betriebsrat muss bei geplanten Auslandseinsätzen und der dazugehörigen Personalauswahl miteinbezogen werden. Wenn dieser sein Okay gibt und Ihr Kandidat feststeht, ist der erste wichtige Schritt getan. Doch es wartet noch einiges an Bürokratie auf Sie.

Anpassung des Arbeitsvertrags

Jeder Auslandseinsatz von Mitarbeitern sollte vertraglich geregelt sein. Wichtige Punkte hierbei sind unter anderem: die Dauer der Tätigkeit, die Währung, in der das Gehalt ausgezahlt wird, die Bedingungen für die Rückkehr und der Ausgleich von Reise- und Umzugskosten.

Bei einem kurzen Aufenthalt von bis zu drei Monaten ist eine Dienstreiseregelung ausreichend. Sollte die Tätigkeit länger dauern, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können einen befristeten Arbeitsvertrag vereinbaren und der bisherige besteht in ruhender Form weiter. Oder Sie heben den alten Vertrag auf und setzen einen komplett neuen auf.

Genehmigungen, Nachweise und Meldefristen

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter ins Ausland entsenden, informieren Sie sich vorab gut. Denn es müssen Vorschriften, Meldepflichten, Fristen, Genehmigungen und notwendige Qualifikationsnachweise beachtet werden. Ansonsten drohen hohe Bußgelder.

Melden Sie Ihre Mitarbeiter fristgerecht beim zuständigen Gemeindeamt oder der jeweiligen Behörde an. Beachten Sie unbedingt den gesetzlichen Mindestlohn, allgemein verbindliche Tarifverträge und die Arbeitsschutzbedingungen. Bei gefährlichen Arbeiten wie beispielsweise Gasinstallationen verlangen einige Länder eine Registrierung und eventuell zusätzliche Versicherungen.

Innerhalb der EU brauchen deutsche Mitarbeiter keine Aufenthalts- und in der Regel auch keine Arbeitsgenehmigung. Häufig sind auch keine weiteren Qualifikationsnachweise nötig. Allerdings sollte Ihr Mitarbeiter immer die EU-Bescheinigung in der Tasche haben. Das ist ein Nachweis über die ordnungsgemäße Niederlassung in Deutschland. Sie wird von den Industrie- und Handelskammern oder den Handwerkskammern ausgestellt.

Besonderheiten bei der Sozialversicherung

Wenn Mitarbeiter einen Job im Ausland übernehmen, möchten sie in der Regel im deutschen Sozialversicherungssystem bleiben. Sprich: Sie möchten weiterhin die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung nutzen und in Anspruch nehmen können.

Bei einer vorübergehenden Entsendung bleibt der Arbeitnehmer in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Das bezeichnet man als Ausstrahlung. Die genaue Zeitdauer, die dabei nicht überschritten werden darf, ist von Land zu Land unterschiedlich. Bei einer langfristigen Versetzung ins Ausland zahlt der Angestellte die Beiträge an die ausländische Sozialversicherung.

Innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind die Verhältnisse klarer geregelt: Dauert die Entsendung weniger als 24 Monate, bleibt der deutsche Versicherungsschutz bestehen.

Darüber hinaus hat Deutschland mit einigen Staaten Sozialversicherungsabkommen vereinbart. Diese Abkommen legen fest, dass der Arbeitnehmer nicht in die ausländische, sondern in die deutsche Sozialversicherung einzahlt.

Besonderheiten im Steuerrecht

Eine weitere wichtige Frage, die den entsendeten Arbeitnehmer betrifft: Versteuert er sein Einkommen weiterhin in seinem Heimatland oder im jeweiligen Zielland?

Hierbei ist der Wohnsitz des Arbeitnehmers entscheidend. Behält der Angestellte seine Wohnung in Deutschland und nutzt diese weiterhin, dann bleibt er in Deutschland einkommenssteuerpflichtig. Ist der entsendete Mitarbeiter verheiratet, so hat er prinzipiell dort seinen Wohnsitz, wo auch sein Ehepartner und seine Familie lebt.

Doch neben Deutschland ist unter Umständen auch das Zielland einkommenssteuerberechtigt. Die gute Nachricht für Arbeitnehmer: Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit einer Reihe von Ländern ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Hierin ist festgelegt, dass in der Regel das Land die Steuern einnehmen darf, in dem der Arbeitnehmer seinen Job ausübt. Der Mitarbeiter erhält dann entsprechende Freibeträge auf die Einkommenssteuer in Deutschland.

Eine wichtige Ausnahme zu diesem Grundsatz ist die 183-Tage-Regelung. Diese besagt: Wenn der Arbeitnehmer sich nicht länger als 183 Tage im Jahr im jeweiligen Zielland aufhält, dann fallen die Steuern weiterhin im Heimatland an. Sprich: Bei kurzen Aufenthalten im Ausland bleibt steuerrechtlich alles beim Alten.

Hilfe und Unterstützung

Es gibt also eine Menge zu regeln und zu klären, bevor Ihr Angestellter seine Stelle im Ausland antreten kann. Doch keine Sorge – Sie können sich Unterstützung holen. Ein kompetenter Ansprechpartner hierbei ist der S-CountryDesk.

Der S-CountryDesk ist das internationale Netzwerk der Sparkassen Finanzgruppe, bei dem das Spezialwissen von vielen Partnern zusammenfließt. Er hilft Unternehmen sowohl bei Bankdienstleistungen als auch bei der Kontaktvermittlung ins Ausland – beispielsweise zu Behörden, Steuerberatern, Headhuntern oder Anwaltskanzleien. Auch bei Fragen rund um die Mitarbeiterentsendung unterstützen Sie die Spezialisten für Außenhandel gern.

Übrigens: In der App „S-weltweit“, herausgegeben durch den S-CountryDesk, sind wichtige Informationen für über 150 Länder gebündelt. Hier finden Sie aktuelle Devisenkurse, interkulturelle Tipps, Reisewarnungen, wichtige Termine im Zielland und vieles mehr. Die App ist damit auch ein guter Begleiter für Ihren entsendeten Mitarbeiter.

Weitere Ansprechpartner sind die jeweiligen (deutschen) Auslandshandelskammern und die örtliche Industrie- und Handelskammer. Innerhalb der EU können Sie sich auch an den so genannten Einheitlichen Ansprechpartner im Zielland wenden. Hier erfahren Sie alles über notwendige Formalitäten. Die Servicestellen leiten zudem Ihre Anträge an die zuständigen Behörden weiter.